Communication instantanée : état d’urgence !

SMS, courriels, messageries instantanées comme Slack ou Microsoft Teams… Avec vos collègues ou vos subordonnés, peut-être aussi avec vos clients, ces outils de communication instantanée ont bouleversé vos relations de travail.

Il n’y a pas si longtemps, on frappait à la porte de votre bureau – si nécessaire : est-ce que je peux te déranger ? Vos interlocuteurs ne nourrissent plus de tels scrupules : vous êtes désormais réputé instantanément disponible. On attend de vous des réponses immédiates…

Plus besoin de se déplacer pour obtenir un renseignement d’un collègue, pour relancer un prestataire, pour demander à un subordonné où il en est… Le plus souvent, on se félicite de ces innovations technologiques. Que de temps épargné ! Quelle réactivité ! Aucune inertie !

L’essentiel peut être communiqué en quelques mots, quelques secondes, en temps réel… l’anecdotique aussi, voire le superficiel…

Un réputé gain de temps qui peut devenir chronophage… Les notifications sur votre portable se démultiplient… Parfois pour des riens… Votre interlocuteur vous pose une question qui lui passe par la tête, sans avoir pris une seconde pour réfléchir… Et il s’offusquerait en l’absence d’une réponse immédiate… Tu n’as pas reçu mon message ?

Vous êtes présumé disponible ! Et escompté réactif ! Tant pis pour votre concentration – peut-être même pour la réussite de vos missions. L’immédiat vous distrait ou vous accapare. L’instant n’attend pas. Il vous harcèle.

Tant et si bien que vous ne pouvez plus vous organiser, ni rester maître de votre temps, de sa gestion.

Peut-être est-ce le moment d’en revenir à une distinction primaire entre l’urgent et l’important.

Urgent et/ou important ?

Deux définitions qui ne posent pas de problèmes :

• Est urgent ce qui ne doit pas être différé.
• Est important ce qui construit l’avenir, ce qui change durablement le cours des choses…

 

 

Et une figure un peu simpliste : 

• de bas en haut ce qui n’est pas important et ce qui l’est, 
• de gauche à droite ce qui n’est pas urgent et ce qui l’est.

Quatre cases donc…

Case 1 : pas urgent, pas important

Ce sont les petites tâches qui peuvent être déléguées ou planifiées. On y est souvent dans la routine. 

Ce peut être un moment de récupération… ou de fuite des difficultés et responsabilités de son poste.

À l’inverse, les revers de la procrastination : à trop différer certaines tâches mineures, elles peuvent un jour basculer en case 2 (toujours pas importantes, mais désormais urgentes).

Case 2 : urgent, pas important

Ce sont des tâches qui auraient dû être planifiées. Être souvent dans cette case est l’indicateur d’un manque d’organisation, personnelle ou collective.

C’est la case de l’humiliation : quand on doit abandonner sur-le-champ son activité pour se consacrer à des choses sans grande importance (elles ne changent pas l’avenir), mais qui ne peuvent être différées. On subit.

Un dirigeant n’anticipe pas et ne s’organise pas. À chaque fin de journée, il enferme son assistante dans cette case : en lui disant au dernier moment les courriers à rédiger et envoyer le soir même, tout de suite. Plus question pour elle de s’organiser, de planifier ses tâches.

Case 3 : urgent et important

C’est la case des moments de crise. Quelque chose est à faire immédiatement (urgence) dont dépend pour une part l’avenir (important).

On peut parfois éviter ces moments de crise par un effort d’anticipation.

Dans ces moments, la pression peut fait perdre à certains tous leurs moyens. D’autres y trouvent l’opportunité de donner le meilleur d’eux-mêmes.

Ce sont des moments où on se fabrique de bons souvenirs, ceux qui sont liés aux difficultés surmontées. Ce peut être aussi des moments où se construit et se soude une équipe.

Case 4 : pas urgent, et important

C’est la case du dirigeant : on s’y consacre à penser et construire l’avenir. Ce peut être la conception d’indicateurs, la réflexion sur un changement d’organisation, un entretien de management… bref, un travail qui peut toujours être différé (et qu’on remet à plus tard quand presse l’urgence), mais qui permet pourtant d’infléchir le cours des choses, de piloter des évolutions… 

Cette case suppose une vision à long ou moyen terme, une forte d’anticipation, un puissant sens des objectifs, une solide gestion des priorités, et la capacité à élaborer des plans d’action dont on veillera ensuite à qu’ils se mettent en place dans la durée.

Les messageries instantanées

Nombre des sollicitations des messageries instantanées relèvent de la case 2, celle de l’humiliation, celle des urgences sans importance.

Il n’y a pas si longtemps, votre interlocuteur aurait noté ses remarques, ses questions… en attendant une rencontre organisée ou fortuite. C’était une forme embryonnaire d’organisation, de planification. Une manière de respect aussi. Personne n’aurait débarqué dans votre bureau chaque fois qu’une idée lui passait par la tête… ni n’aurait décroché son téléphone au premier prétexte. Pour ne pas vous déranger…

Les messageries instantanées autorisent chacun à faire l’économie de toute forme de planification ou d’organisation… et de désorganiser tous les autres ! Au détriment de la productivité collective.

Encore une chose, sûrement la plus importante… Ah non, excusez-moi, j’ai un message urgent sur mon portable…